Best practices Uitgelicht

Upgrade je interne communicatie met een chatbot

jun 9, 2022 3 min
illustratie chatgesprek

Upgrade je interne communicatie met een chatbot

Leestijd: 3 minuten

De manier van communiceren tussen collega’s is de afgelopen jaren enorm veranderd aangezien de technologische ontwikkelingen hard gaan. Van e-mails tot sociale media en van intranets tot Teams. Communiceren anno 2022 gebeurt voor een groot gedeelte online. Chatbots en kunstmatige intelligentie gaan hier ook een steeds grotere rol spelen. Lange tijd werden chatbots gezien als een hulpmiddel bij klantenservice om de gebruikerservaring te verbeteren. Maar deze zelfde technologie kan ook intern worden ingezet. Basistaken van medewerkers kunnen worden overgenomen en je zal zien dat dit een positieve werking heeft op de werknemerservaring. Maar wat zijn nu eigenlijk de voordelen van een interne chatbot? En hoe zet je een chatbot in als digitale collega? Wij vertellen je graag meer hierover.

De voordelen

Snelle reactietijd

Een chatbot heeft direct een antwoord klaar. Een medewerker hoeft niet te wachten op een reactie, maar heeft de informatie via de digitale collega meteen beschikbaar. Dit bespaart een hoop tijd.

Koppel aan interne tools

Je kan de chatbot verbinden aan tools die intern worden gebruikt. Denk hierbij aan Slack, Teams, Gmail of andere HR-systemen. Zo zorg je ervoor dat taken geautomatiseerd worden waardoor het niet handmatig verwerkt hoeft te worden.

24/7 bereikbaarheid

Een chatbot kan iets wat een menselijke medewerker niet kan; 24/7 antwoord geven op gestelde vragen. Het maakt niet uit waar en wanneer je collega’s werken, want je chatbot is altijd beschikbaar om een reactie te geven.

Maar hoe ziet een chatbot als digitale collega er nu precies uit? Voor wat soort vragen kun je bij hem terecht? Wij geven je een aantal voorbeelden.

chatgesprek illustratie

Een chatbot als je nieuwe digitale collega

Onboarding

Een nieuwe baan is altijd enorm spannend en leuk. Vooral in het begin komt er veel op je af en zit je vol met vragen. Voor HR is zo’n onboarding een hele klus. Met een virtuele assistent zorg je dat HR meer ademruimte krijgt. Medewerkers kunnen op hun eigen tempo kennismaken met de organisatie en vragen stellen aan hun digitale collega als ze ergens niet uitkomen.

Beoordeling

Ieder jaar komen ze weer voorbij: de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Voor de HR-afdeling een drukke periode waarin veel repetitieve taken voorbij komen en er veel over en weer gecommuniceerd moet worden. Dit kan natuurlijk veel efficiënter. Met een chatbot verlaag je de werkdruk door deze procedures te automatiseren. Laat je digitale collega 360 graden feedback ophalen op een manier die past bij jouw organisatie. Deze antwoorden kunnen dan door de managers meegenomen worden in de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

De HR-assistent

Verhoog de interactie met je medewerkers door een slimme chatbot te implementeren. Laat je HR-chatbot vakantiedagen berekenen, vakantie aanvragen indienen en beleidsstukken en contractuele zaken delen met je medewerkers. Koppel de chatbot aan de interne HR-tool en alles wordt automatisch verwerkt.

IT support

Wat is het WIFI-wachtwoord? Hoe installeer ik mijn mail? Geef je IT afdeling meer rust door de veelgestelde vragen van medewerkers te automatiseren. Zo kunnen veel voorkomende technische problemen opgelost worden zonder tussenkomst van menselijke collega’s.

Helpdesk

Een chatbot kan ook helpen met het beantwoorden van algemene vragen over het bedrijf. Waar moet je bijvoorbeeld parkeren? Of misschien wil je wel je medewerkers op de hoogte brengen van bepaalde ontwikkelingen binnen het bedrijf. Dit kan allemaal makkelijk met een chatbot. Dit scheelt enorm veel tijd aangezien je niet iedereen individueel hoeft te contacten en ze hun vragen ook weer direct kunnen stellen.

Genoeg voordelen en voorbeelden om een chatbot als je nieuwe digitale collega in te zetten. Een chatbot ontlast je medewerkers met vragen en taken die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden, waardoor ze meer ingewikkelde taken op kunnen pakken. Zo leveren ze weer op een andere manier waarde aan de organisatie en wordt het werkplezier verhoogd.

Wil je meer weten over het inzetten van een chatbot om je interne communicatie te upgraden? Vraag een demo aan bij een van onze collega’s en we leggen je graag uit hoe.

call to action gif