Best practices Uitgelicht

Hoe zet je een chatbot in als virtueel assistent

jun 20, 2022 4 min
illustratie virtuele assistent

Hoe zet je een chatbot in als virtueel assistent

Leestijd: 4 minuten

Een chatbot hoeft geen virtuele assistent te zijn, maar een virtuele assistent is wel een chatbot. Snap je het nog? Geen zorgen, want wij leggen je precies uit hoe de vork in de steel zit. Een virtuele assistent gaat namelijk nog een stapje verder dan een chatbot. Zo kan de assistent helpen werkdruk te verlagen door taken over te nemen en met de huidige krapte op de arbeidsmarkt kan dit toch wel een serieuze overweging zijn. Deze assistent is eindeloos reproduceerbaar, schaalbaar, heeft geen (loon)eisen, is hondstrouw én onvermoeibaar. En ze blijven ook nog eens leren, waardoor ze steeds meer kunnen. Dat klinkt toch als muziek in de oren?

Hoe werkt een virtuele assistent?

Een virtuele assistent kan met behulp van kunstmatige intelligentie een persoonlijk en informeel gesprek voeren en administratieve taken overnemen zonder dat er een mens tussen zit. Door het combineren van informatie uit het verleden, zoals bijvoorbeeld eerdere aankopen, kunnen deze chatbots gedragspatronen herkennen en deze vervolgens bijstellen naarmate er meer data wordt toegevoegd. Door kennis te vergaren, kan een virtuele assistent complexe vragen beantwoorden, aanbevelingen en voorspellingen doen en zelfs een gesprek beginnen. De chatbot leert zelfs verschillende vragen, spelfouten en synoniemen te herkennen.

Met een virtuele assistent maak je klanten effectief wegwijs op je website, verwijs je hen makkelijker door naar relevante whitepapers of artikelen en zet je communicatiekanalen open zodat de klant je overal kan bereiken. Door conversational AI wordt je chatbot ook steeds beter, waardoor het makkelijker wordt om producten en diensten aan te bieden.

De voordelen van een virtuele assistent

24/7 bereikbaar

Je virtuele assistent is niet alleen tijdens kantooruren aanwezig, maar 24/7 bereikbaar. Zo kunnen klanten altijd terecht met vragen.

Overnemen repetitieve taken

Een virtuele assistent kan makkelijk repetitieve taken overnemen zodat er meer tijd wordt bespaard en medewerkers meer ruimte krijgen voor andere complexe taken. Zo kan de werkdruk flink worden verlaagd.

Bespaar geld

Wie wil dat nou niet? Een virtuele assistent maakt op een persoonlijke manier contact met klanten en medewerkers zonder de tijd en kosten van fysiek aanwezig personeel. Doordat taken worden overgenomen en korter duren, kunnen medewerkers meer tijd besteden aan de werkzaamheden die er echt toe doen.

illustratie chatgesprek

Waar kan een virtuele assistent worden ingezet?

Een virtuele assistent raakt niet in de stress en kan binnen verschillende afdelingen een grote toegevoegde waarde hebben.

Marketing

Je virtuele assistent kan worden ingezet als marketing collega die 24/7 voor jou aan het werk is. Zo kun je hem gebruiken voor leadgeneratie, maar kan hij ook waardevolle klantdata voor jou verzamelen die meteen gekoppeld kan worden aan je CRM-systeem.

Sales

Stel dat een product niet op voorraad is of dat je klant een ander product zoekt. Een virtuele assistent is perfect in te zetten voor sales en kan gepaste alternatieven geven op basis van de wensen van de klant. En als de klant écht zijn zinnen heeft gezet op dat ene product, dan kan de virtuele assistent de gegevens van de klant noteren en een e-mail sturen wanneer het weer op voorraad is.

HR & Interne communicatie

Een virtuele assistent kan ook worden ingezet om je HR-afdeling meer ademruimte te geven. Zo kan de assistent worden ingezet binnen de recruitment procedure. Maar de chatbot kan ook interne ondersteuning bieden. Zijn er collega’s met vragen over vakantiedagen of declaraties? De virtuele assistent heeft de antwoorden paraat.

Klantenservice

De bekendste virtuele assistent is toch wel binnen klantenservice. Een virtuele assistent helpt de klantenservice medewerkers uit de brand met het beantwoorden van de grote hoeveelheid klantvragen. Een groot gedeelte kan namelijk makkelijk geautomatiseerd worden, zodat de klantenservice medewerkers meer tijd hebben voor complexe vraagstukken.

Je virtuele assistent trainen

Een virtuele assistent moet je blijven trainen om het optimale resultaat te behalen. Met de chatbot bouwer van Watermelon is het ontwikkelen en trainen van een virtuele assistent bijna appeltje eitje, omdat je geen programmeerkennis nodig. In het begin is de tijdsinvestering wat groter, omdat je de chatbot moet vullen met content en het platform onder de knie moet krijgen. Als de chatbot eenmaal gelanceerd is zal het beter en slimmer maken van de assistent onderdeel blijven van je werkzaamheden, maar is de tijdsinvestering veel minder hoog. Er zullen namelijk vragen zijn waar de assistent niet direct antwoord op weet. Deze moeten worden toegevoegd aan de database, waardoor de chatbot steeds slimmer wordt. De kennis van de bot groeit naarmate je hier tijd in steekt.

Ook is het opletten geblazen met woorden die meerdere betekenissen hebben. Dit kan voor frustraties zorgen bij de klant dus er moet altijd een alternatief worden geboden zoals bijvoorbeeld het overschakelen van een gesprek naar een echte medewerker of het achterlaten van een bericht.

Een virtuele assistent in de praktijk

Maar hoe ziet dit er precies uit in de praktijk? Wij geven drie praktijkvoorbeelden van organisaties die een succesvolle virtuele assistent hebben geïmplementeerd.

Hunter Douglas

De virtuele assistent van Hunter Douglas genereert 15 leads per week. Dat zijn cijfers waar menig marketeers jaloers op zijn. Dankzij de integratie met hun CRM-systeem, hebben ze naast deze leads ook meer inzicht in hun websitebezoekers dan ooit tevoren.

Huus.nl

Een overvolle klantenservice zorgde ervoor dat Huus op zoek ging naar een oplossing om de werkdruk te verlagen. Dit vonden ze in Watermelon en doordat ze snel live gingen met de chatbot werden de eerste successen al in een korte periode behaald. Zo hadden ze al snel één fte minder nodig op de klantenservice.

Malelions

De webshop van Malelions groeide in een korte tijd enorm hard. Ze merkten dat de klantenservice steeds drukker werd en dat er veel dezelfde vragen voorbij kwamen. Ze gingen op zoek naar een hulpmiddel en kwamen zo bij Watermelon uit. Inmiddels beantwoordt hun virtuele assistent 75% van 2.000 maandelijkse gesprekken helemaal zelf.

Een virtuele assistent kan van grote toegevoegde waarde zijn voor jouw organisatie. Je moet er wel in blijven investeren om continu het beste resultaat te blijven behalen. Maar één ding is zeker en dat is dat het je uiteindelijk veel gaat opleveren.

Wil je meer weten of het inzetten van een virtuele assistent? Vraag dan vooral een demo aan bij één van onze collega’s. Zij helpen je graag op weg.

call to action gif