Best practices Uitgelicht

Hoe een digitale collega kan helpen bij het vinden van nieuwe medewerkers

sep 8, 2022 3 min
illustratie chatgesprek

Hoe een digitale collega kan helpen bij het vinden van nieuwe medewerkers

Leestijd: 3 minuten

Op het gebied van klantenservice, marketing en sales hebben chatbots zich al flink bewezen. Maar een chatbot kan nog veel meer waarde bieden. Een digitale collega kan namelijk helpen bij het vinden van nieuwe medewerkers. En met de huidige spanning op de arbeidsmarkt is dit toch wel een fijn extra hulpmiddel. Het rekruteren van nieuwe mensen is een tijdrovend proces dat veel efficiënter ingericht kan worden door middel van automatisering. Wat de rol van een chatbot in dit proces kan zijn, leggen we in dit artikel uit.

De voordelen van chatbots zijn de laatste jaren steeds zichtbaarder geworden. Zo kan een digitale assistent helpen jouw service flink te optimaliseren, zijn ze 24/7 bereikbaar en kunnen ze routinematig werk makkelijk overnemen waardoor er veel efficiënter gewerkt wordt.

Het recruitmentproces

Laten we allereerst beginnen met dat een chatbot nooit het hele recruitmentproces kan overnemen, maar wel perfect als hulpmiddel kan worden ingezet. Of er uiteindelijk een daadwerkelijke klik is tussen de organisatie en de sollicitant moet toch in een écht gesprek naar voren komen. Recruiters blijven een grote impact hebben op de keuze van de kandidaat om voor jou als werkgever te kiezen, maar op veel momenten in het recruitmentproces kunnen recruiters wel wat ondersteuning gebruiken. Juist zodat zij meer tijd hebben voor de momenten waarop ze écht het verschil kunnen maken en die kandidaat over de streep kunnen trekken. Ook voor de sollicitant is het fijn om niet elke keer live contact te hebben met de recruiter. Maar hoe ziet dit er in de praktijk dan precies uit? Wij geven een aantal voorbeelden hieronder.

Automatiseren van repetitieve en administratieve taken

Als recruiter heb je veel administratief werk. Dit is niet het meest leuke en uitdagende werk en vaak repetitief. In deze krappe arbeidsmarkt, vraagt het veel van je organisatie om (goede) kandidaten aan te trekken en te overtuigen. Dit is een tijdrovend proces voor recruiters. Doordat een chatbot bepaalde administratieve (routinematige) taken overneemt, heeft een recruiter meer tijd heeft om zich bezig te houden met ingewikkelde zaken en de persoonlijke klik met de sollicitant. Hierbij wordt de werkdruk ook enorm verlaagd. Taken waar een chatbot bij kan helpen zijn:

  • Verzamelen van informatie van de kandidaten zoals bijvoorbeeld CV en contactinformatie;
  • Een screening doen van de kandidaten door vragen te stellen over ervaring, kennis en vaardigheden;
  • Rangschikken van kandidaten op basis van statistieken zoals kwalificaties, betrokkenheid of recente activiteit;
  • Veelgestelde vragen beantwoorden over de vacature en het sollicitatieproces;
  • Een interview plannen met een menselijke recruiter.

Het is voor sollicitanten ook fijn als ze niet altijd live contact met de recruiter nodig hebben of continu op en neer moeten mailen of bellen. De sollicitant heeft direct een antwoord zonder te hoeven wachten op de drukke recruiter. Door een chatbot te koppelen aan interne tools zoals bijvoorbeeld de agenda van de recruiter, kan op ieder moment een afspraak worden gepland. Zo plan je makkelijk via de chatbot een geschikt moment voor je interview of intake.
Daarnaast is een chatbot 24/7 bereikbaar terwijl het bij een recruiter soms wel een paar dagen kan duren voordat er tijd is om te reageren.
Een chatbot gaat nooit de hele sollicitatieprocedure overnemen, maar door te ondersteunen in de selectie gaat er al een hoop druk weg. Uiteindelijk is face-to-face contact tussen de recruiter en sollicitant noodzakelijk om te beoordelen of er écht een match is.

Een voorselectie bij high-volume vacatures

Binnen recruitment wordt momenteel elke kandidaat toegejuicht. Toch komt het soms voor dat er een vacature is waar honderden mensen op reageren. Dit soort high-volume vacatures zijn voor een recruiter heel tijdrovend. In dit soort gevallen kan de chatbot alvast een voorselectie maken, door een aantal gerichte vragen te stellen over bijvoorbeeld de locatie of opleidingsniveau. De selectie kan dan, op een leuke manier, al met de helft worden teruggebracht.

Persoonlijkheid blijft belangrijk

Hoewel de menselijke factor ontzettend belangrijk blijft in de wereld van HR en recruitment, hoeft niet al het contact met kandidaten altijd persoonlijk plaats te vinden. Chatbots kunnen juist die taken overnemen waar recruiters door tijdgebrek niet aan toekomen, of die plaatsvinden in de avonduren. Geen saaie antwoordformulieren, maar een ‘menselijk’ gesprek met een chatbot dat steeds natuurlijker aanvoelt doordat de chatbot door middel van artificial intelligence continu blijft bijleren en steeds meer vragen kan beantwoorden. Stel de persoonlijkheid van je chatbot zo in dat die helemaal klopt met de tone of voice van je bedrijf en echt aanvoelt als een digitale collega.
Een ‘hybride model’ blijkt nog altijd de beste optie; starten met een chatbot en dan het gesprek over laten overnemen door een menselijke recruiter. Zo bied je de beste service voor potentiële nieuwe medewerkers en verlaag je de werkdruk van de recruiter. Een win-winsituatie!

Zelf aan de slag?

Dit begrijpen wij als geen ander. Vraag een gratis demo aan zodat wij alle belangrijke voordelen en stappen met je door kunnen nemen. Voor je het weet heb jij je eigen chatbot live staan en verminder jij de werkdruk bij je medewerkers in no-time!

call to action gif