Best practices

Je bereikbaarheid verbeteren met een chatbot!

jan 20, 2022 3 min
bereikbaarheid verbeteren

Je bereikbaarheid verbeteren met een chatbot!

Leestijd: 3 minuten

Herken je dat? Wanneer je ‘s ochtends op kantoor aankomt, je laptop opstart en er een hele stapel aan klantvragen op je ligt te wachten? Misschien heb je zo gelijk het gevoel dat je dag al met een 1-0 achterstand begint, en gedurende de dag constant achter de feiten aanloopt. En dat terwijl klanten het liefst zo snel mogelijk geholpen willen worden… Wil jij weten hoe je de bereikbaarheid van je klantenservice kunt verbeteren, om zo de klanttevredenheid te verhogen? Lees dan verder!

Ook ‘s avonds en in het weekend bereikbaar

De meeste klantenservicemedewerkers werken tussen negen en zes, het liefst op maandag tot en met vrijdag. Het wordt steeds moeilijker om medewerkers te vinden die in de avonduren willen werken. Mocht je voor deze optie kiezen, kom je vaak uit bij de oplossing om je klantenservice uit te besteden aan een klantenserviceteam in een andere tijdzone; of je eigen medewerkers dubbel uit te betalen. Beide opties zijn echter prijzig, en behoeven de nodige tijdsinvestering.

Een chatbot, daarentegen, kan in de avonduurtjes doorwerken. Deze digitale collega houdt geen pauze, is nooit moe én gaat niet op vakantie! De chatbot is zo getraind dat hij de veelgestelde vragen eenvoudig kan beantwoorden. En komt de bot er niet uit? Dan stuurt hij de vraag door naar de medewerker, zodat die de vraag de volgende dag verder kan oppakken! Hierdoor kunnen de medewerkers zich tijdens kantooruren richten op de complexere vraagstukken.

Nooit meer in de wacht

Enerzijds heeft de bereikbaarheid van je klantenservice een invloed op de klanttevredenheid, maar ook de beschikbaarheid is van belang. Door op meerdere kanalen 24/7 bereikbaar te zijn, is het voor klant gemakkelijker om contact met jouw bedrijf te zoeken. Is jouw klantenservice ‘s avonds niet telefonisch bereikbaar? Dan kunnen ze contact zoeken met jouw chatbot via bijvoorbeeld je website via of social media kanalen. Door deze laagdrempelige manier van contact zoeken met jouw klantenservice, zullen er ook geen dubbele klantvragen meer binnenkomen via verschillende kanalen.

Verwachtingsmanagement

De klant anno 2022 wil zo snel mogelijk geholpen worden. En kan dit niet? Dan moet de verwachting wel op de juiste manier gemanaged worden. Wanneer de out-of-office aangeeft dat je vraag binnen 24 uur beantwoordt, dan verwacht de klant waarschijnlijk al dat dit ‘s ochtends om 9 uur opgepakt wordt. Een chatbot kan je helpen bij het managen van de verwachtingen. De chatbot kan het gesprek oppakken, zodat de klant precies weet waar hij of zij aan toe is. Wanneer de chatbot zelf het antwoord niet weet, kan de bot bij de klant aangeven: “Morgen rond 09:00 pakt een van onze medewerkers de vraag verder op”.

Verlaag de reactiesnelheid

De reactiesnelheid wordt gemeten vanaf het eerste moment dat een klant contact met je opneemt, tot het moment dat zijn of haar vraag is opgelost. Door het inzetten van een chatbot is er altijd iemand om het eerstelijns contact op te vangen. Kan de chatbot de vraag niet zelfstandig oplossen? Dan stuurt de chatbot het gesprek, inclusief uitgevraagd klantgegevens, direct door naar een medewerker. Hierdoor heeft de medewerker alle klantgegevens direct bij de hand, en kan de klantvraag sneller opgelost worden. Het verbeteren van je bereikbaarheid zorgt dus voor een snellere reactiesnelheid, en dus een hogere klanttevredenheid!

Wil jij weten hoe je de bereikbaarheid van jouw bedrijf kunt verbeteren met behulp van een chatbot? Plan een gratis een-op-een demo in met een van onze collega’s!

CTA demo