watermelon
AVG Watermelon

Watermelon en de AVG: hoe zit dat nou?

Het is een hot topic de afgelopen tijd bij elk bedrijf, van sportverenigingen tot grote corporates: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zeker de laatste tijd wordt er veel over geschreven, want 25 mei 2018 is deze wetgeving van kracht. Ook bij Watermelon hebben wij vele uren en euro’s geïnvesteerd om te voldoen aan deze nieuwe en strakke wetgeving. Hoe zit dat nou bij Watermelon en de AVG? Lees hieronder wat de AVG voor invloed heeft op het gebruik van onze software.

Het proces van de AVG

Ook onze focus op de AVG kwam, net als vele andere bedrijven, begin 2018. Vanaf 15 februari 2018 is onze volledige aandacht uitgegaan naar de AVG. Ruim een kwartaal voor de deadline. Omdat we met veel gespreksdata werken, hebben wij Watermelon gedesignd en gebouwd met privacy in gedachten. Wij hebben allereerst een legal counsel ingehuurd om een to-do lijst op te stellen met hoe wij compliant konden worden met de AVG. Hierbij hebben we ook raad gevraagd aan een privacy- en een security partij om te kijken naar de impact van de AVG op ons bedrijf.

Aan de hand van deze to-do lijst hebben wij een intern proces geschreven om zo adequaat mogelijk om te gaan met persoonsgegevens en welke afdeling wat moet gaan oppakken. Daarnaast hebben we uitgeschreven hoe te handelen bij een mogelijk datalek om hier zo adequaat mogelijk mee om te gaan. Wij hebben onze algemene voorwaarden, gebruikersvoorwaarden, privacy beleid, cookieverklaring, security beleid, Service Level Agreement, Partnervoorwaarden en verwerkers overeenkomsten aangepast. Daarbij hebben we een verwerkersregister opgezet om op die manier controle te houden op wat er met onze én jullie data gebeurt bij andere leveranciers. Meer weten over onze hoge betrokkenheid bij de AVG? Lees het hier.

Wij hebben een development sprint ingepland, waarbij er in drie weken door onze developers functies zijn ingebouwd, om onze software compliant te maken aan de AVG. Daarbij encrypten we onze data zoveel mogelijk om zo de privacy van de gesprekken van onze klanten te kunnen waarborgen. Overige functies om onze software AVG proof te maken vind je hieronder.

Product

Klanten die onze software gebruiken slaan informatie op over hun klanten en websitebezoekers in het Watermelon dashboard. Aangezien de nieuwe privacy wetgeving vereist dat informatie niet meer herleidbaar kan zijn naar een afzonderlijk persoon en tevens deze persoon recht heeft op het verwijderen van zijn gegevens uit de database, hebben wij aanpassingen moeten doen in onze software.
De volgende aanpassingen hebben wij gedaan of implementeren wij voor 25 mei 2018 in onze software:

  1. In ‘Mijn contacten’ in het Watermelon dashboard kunnen onze klanten een volledig dossier opbouwen van een klant door de data die de chatbot of de medewerker verzamelt. Deze data van je klant kun je eenvoudig met één druk op de knop inzien en/of verwijderen.
  2. In ‘Statistieken’ heb je inzicht in je eigen data, namelijk hoeveel gesprekken er afgehandeld zijn en over welke onderwerpen deze gesprekken gingen. Het is mogelijk om alle data te exporteren.
  3. De gespreksdata kan handmatig worden verwijderd door gebruikers van het Watermelon dashboard. Alle data die de chatbot heeft geleerd, kan alleen handmatig verwijderd worden door een Watermelon gebruiker. Alle overige data wordt automatisch verwijderd na 365 dagen. Er is ook de mogelijkheid om zelf in te stellen wanneer de data moet worden verwijderd en met welke interval.
  4. Er is een knop in het Watermelon dashboard waarmee je alle data vanuit Facebook, Twitter en Telegram kunt anonimiseren.
  5. Wanneer je inlogt bij Watermelon krijg je een tweestapsverificatie, om de beveiliging van je eigen Watermelon dashboard te waarborgen.
  6. Het hard verwijderen van je Watermelon account en de bijbehorende data.

data-retentie

Klanten die de software van Watermelon gebruiken, dienen een verwerkersovereenkomst te ondertekenen met Watermelon. Watermelon dient hierbij als verwerker van de gegevens van de gebruiker van onze software. Deze verwerkersovereenkomst kun je hier vinden.

Verificatie van ons AVG beleid

Wij spannen ons dagelijks in om jouw data te beveiligen en jouw privacy te waarborgen. Om dit te waarborgen, kan het zo zijn dat we ons door een externe en onafhankelijke auditor laten controleren en een audit laten uitvoeren. Als dit het geval is, kunnen klanten een afspraak met ons maken om de rapportage hiervan in te zien. Als we een dergelijk auditrapport hebben, dan is dit de manier waarop jij kan controleren of we ons aan de afspraken houden in onze verwerkersovereenkomst.

Wil je meer weten over hoe wij de AVG hebben geïmplementeerd in onze software of in onze organisatie? Bekijk dan onze voorwaarden of neem telefonisch contact met ons op via 030 291 99 55 of e-mail ons op compliance@watermelon.co

Benieuwd naar onze chatbot technologie?

Gerelateerde artikelen