watermelon
Klantenservice hoge werkdruk

Te hoge werkdruk? Klantenservicetools
helpen je uit de brand!

Te hoge werkdruk op de klantenserviceafdeling is tegenwoordig een veel voorkomend fenomeen. Met de opkomst van social media een decennium geleden is het werk op een  klantenservice enorm veranderd. Voor klantenservicemedewerkers zijn deze veranderingen niet alleen maar positief. Door de kortere lijnen tussen klant en bedrijf, zijn de eisen van de klant steeds hoger geworden. De klant wil immers snelle en vooral ook goede service, ongeacht de dag of het tijdstip. Een flinke uitdaging voor een klantenserviceteam.

Langdurige hoge werkdruk brengt een hoop problemen met zich mee. Naast de achteruitgang van de kwaliteit van het werk kunnen servicemedewerkers ook lichamelijke en psychische klachten krijgen van een ongezond hoge werkdruk. Hoofdpijn, schouder- en rugklachten, een verminderde weerstand, vermoeidheid, slapeloosheid en zelfs depressie zijn veel voorkomende klachten. In het ergste geval kan je zelfs een burn-out krijgen. Dit zorgt op lange termijn voor afbreuk aan de kwaliteit waarmee je graag je klanten wilt helpen. Dit maakt het werk zwaar en en frustrerend, waardoor je er nog weinig voldoening uit haalt.

Verschillende klantenservicetools: Vind verlichting in je werk

Gelukkig zijn er een hoop klantenservicetools om de werkdruk van een klantenservice-afdeling te verlichten en zo een prettigere werkplek te creëren. De meeste oplossingen zorgen voor een afname in telefoongesprekken en e-mails, maar er zijn tools die helpen om binnenkomende vragen op verschillende kanalen beter te structureren. Er wordt al snel gekeken naar een afname van telefoongesprekken en e-mails, omdat deze twee kanalen veruit de meeste tijd van  je vereisen.

Helpdesksoftware: Orde in de chaos

Helpdesksoftware biedt een oplossing die gericht is op binnenkomende e-mails. Met software als Freshdesk krijg je overzicht door mails te prioriteren, tags toe te voegen en het samenwerken met collega’s te verbeteren. Hierdoor wordt het beheren van e-mail een stuk eenvoudiger gemaakt.

Software voor klantenservice via social media: Één centraal punt

Zoals eerder genoemd heeft social media een enorme invloed op de ontwikkeling van klantenservice. Bedrijven worden geacht actief te zijn op social media en klanten te ondersteunen via deze kanalen. Klantenservice software zoals Hootsuite zorgt ervoor dat je alle social mediakanalen in één overzichtelijk dashboard krijgt. Zo hoef je niet alle social media los van elkaar in de gaten te houden, maar komen alle berichten van bijvoorbeeld Facebook Messenger en Twitter allemaal binnen op één programma.

Livechat software: Persoonlijk en snel

Livechat is perfect voor het verhogen van efficiëntie zonder dat persoonlijke hulp daaronder lijdt. Een livechat is makkelijk te plaatsen op je homepage zodat klanten meteen kunnen chatten als ze een vraag hebben. Bovendien zijn de wachttijden vele malen korter dan bij telefonie. Dat komt doordat je telefonisch maximaal maar één klant tegelijk kan helpen terwijl je bij een livechat al snel meer dan tien mensen simultaan kan helpen. Een voorbeeld van een aanbieder van een livechat is Zendesk.

Slimme chatbotsoftware: Klantenservice van de toekomst

De laatste en meest effectieve manier om werkdruk te verlagen is het inzetten van een slimme chatbot zoals die van Watermelon. Zo’n chatbot kan je koppelen aan vrijwel alle bekende social media en de eerder genoemde livechat. Een chatbot is de eerste ‘contactpersoon’ als zij een chat beginnen met de klantenservice. Een slimme chatbot is erg goed in het beantwoorden van veelgestelde vragen (FAQ). Door de vragen en antwoorden uit de FAQ toe te voegen aan de kennis van de chatbot, kan hij de klanten meteen volledig zelfstandig helpen. Nadat de chatbot goed is getraind kan hij al snel 75 procent van de klanten goed helpen. De overige 25 procent wordt door de chatbot doorgeschakeld naar een menselijke medewerker. Deze medewerker helpt de klant vervolgens verder. Als je 75 procent van je klantvragen kunt automatiseren, hou je dus veel meer tijd over als medewerker. Deze tijd kan ingezet worden voor klanten die wat complexere vragen hebben. Hierdoor wordt het werk ook nog eens een stuk interessanter en leuker!

Denk in oplossingen!

Een te hoge werkdruk voor klantenservicemedewerkers kun je goed verhelpen door de juiste software te gebruiken. De kunst is om efficiënter te werk te gaan zonder de menselijkheid te verliezen. Door binnenkomende vragen uit verschillende social mediakanalen overzichtelijk te maken, maak je de klantenservice direct een stuk efficiënter. Als er dan nog een livechat wordt geïmplementeerd en er een chatbot op de livechat en social mediakanalen wordt ingezet daalt de werkdruk aanzienlijk. Hierdoor ga jij je bezig houden met klanten die ingewikkeldere vragen hebben.

Watermelon biedt al deze oplossingen in één gebruiksvriendelijk systeem aan. Alle berichten gecentraliseerd te prioriteren, een livechat op je website en een chatbot actief op al deze kanalen. Met hulp van Watermelon is de hoge werkdruk verleden tijd!

Overzichtelijk en snel inzien wat voor positieve invloed Watermelon kan hebben op jouw werkdruk? Download hier onze infographic!

preview infographic Watermelon

Benieuwd naar onze chatbot technologie?

Gerelateerde artikelen