watermelon
Meer tevreden klanten binnen je klantenservice

Zeven tips voor een goede klantenservice

Een goede klantenservice, wat is dat eigenlijk? Hulpvaardig, snel en vriendelijk? Ruime openingstijden en via meerdere wegen bereikbaar? Wij geven zeven tips voor een goede klantenservice.

Maak klantenservice als prioriteit

Dat er in ieder bedrijf (hoe klein ook) iemand verantwoordelijk moet zijn voor de klantenservice, weten de meeste mensen wel. Waar het vaak nog fout gaat is dat deze taak onderbelicht wordt.

Een goede klantenservice is niet alléén de verantwoordelijkheid van de medewerker achter de (Watermelon Messenger) knoppen, maar van het hele bedrijf. Vaak gaan de klachten over iets dat de klantenservicemedewerker wel kan oplossen maar niet kan voorkomen. Luister naar de klantenservicemedewerkers en kijk keer op keer of je het product, je dienst of communicatie kunt verbeteren. Daarvoor is een goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen nodig.

Geen discussie

Discussies focussen zich meestal op het probleem en helpen dan ook niet bij het bereiken van een oplossing. Dit betekent natuurlijk niet dat je de klant altijd gelijk moet geven. Leg de klant duidelijk jouw standpunt uit en blijf hierin ook tot het eind toe duidelijk communiceren. Richt je daarbij op de oplossing. Denk na en vertel wat je wél kunt doen. Het helpt hierbij als de klant zich gehoord voelt, dus toon oprecht begrip.

Beloofd is beloofd

Als je de klant belooft het uit te zoeken en er later op terug te komen, gaat hij ervan uit dat dit gebeurt. Net als de belofte (terug) te bellen, een bevestiging te mailen of een klacht door te geven. Kom je beloftes na.

Klant is koning

Dit weten we bij Watermelon als geen ander en is dan ook één van de grondgedachtes van onze bedrijf. De klant staat te allen tijde voorop. Het verband tussen blije klanten en een goedlopend bedrijf is heel duidelijk.

Wees bereikbaar

Met alleen bereikbaar zijn van negen tot vijf kom je tegenwoordig eigenlijk niet meer weg. Ook blijkt uit onderzoek dat hoe makkelijker er contact op te nemen is met het bedrijf, hoe tevredener de klant is.

Gelukkig betekent dit niet dat jij altijd paraat moet staan. Wij hebben namelijk de Watermelon Messenger app ontwikkeld.

De app zorgt ervoor dat je overal je berichten kunt managen. Vanuit huis en in het weekend zie je gemakkelijk of er nog iets is binnengekomen. Kom je er even niet uit? Geen stress, je stuurt het gesprek met één klik door naar je collega’s zodat zij het kunnen overnemen. Intern een bericht sturen naar je collega’s? Ook dat kan via de app.

Blijf niet achter met het opschroeven van je klantenservice tijden en zorg ervoor dat je met een handige tool én app, je tijd efficiënt besteedt.

Wees via meerdere channels beschikbaar

Klanten laten het al langer merken; ze willen jullie ook via andere wegen bereiken. Of jullie daar nu op gerekend hadden of niet, de vragen zullen binnenkomen via je mail, telefoon, Facebook Messenger, LinkedIn en Twitter.

En de wil van de klant is wet (tot op zekere hoogte), dus speel ook op deze behoefte in. Wees op zoveel mogelijk channels bereikbaar en communiceer dit ook in je nieuwsbrief, op je website en social media channels. En geen paniek! Meer channels betekent niet meer werk. Want natúúrlijk koppel je al die channels gewoon aan ons systeem en heb je zo alles in één overzicht.

Van het kastje naar de muur

Keuzemenu’s, lange wachtrijen en doorverbinden. Drie grote ergernissen van klanten, die met Watermelon Messenger niet eens mogelijk zijn.

Help je klanten zo snel mogelijk of vertel kort wanneer je ze wel te woord kunt staan. Mocht je er niet uitkomen stuur dan het gesprek door naar een collega. Gelukkig hebben we Watermelon Messenger zo gemaakt dat de klant deze doorschakeling niet eens in de gaten heeft. Zo hoeft hij niet alles opnieuw te vertellen en hebben jullie grotere kans op een tevreden klant.

Benieuwd naar onze chatbot technologie?

Gerelateerde artikelen