watermelon
chatbot-HR-employer-experience

De voordelen van een chatbot voor de HR-afdeling

Wil je de HR automatiseren binnen je organisatie? Een chatbot kan je hierbij helpen, deze HR-software is een fantastische toevoeging binnen je organisatie. De HR-afdeling is veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen over ziekte, verlof of andere zaken. Om preciezer te zijn, medewerkers besteden gemiddeld een kwart van hun tijd aan administratieve taken. Dit is erg zonde, je wilt natuurlijk dat HR-medewerkers bezig zijn met het belangrijkste: de mensen van je bedrijf.

1. Automatiseer veelgestelde vragen

Het is natuurlijk zonde als de HR-afdeling veel tijd kwijt is aan vragen die makkelijk terug te vinden zijn. Veel vragen over interne processen zijn beschreven in de bedrijfspolicy. Ondanks dat deze beschikbaar is voor je medewerkers krijgen HR-medewerkers hier een hoop vragen over. Vergelijk het met de FAQ-pagina op je website: ondanks dat daar veel informatie terug te vinden is, vragen klanten nog altijd de meest simpele vragen aan de klantenservice. De meest gestelde vragen binnen je organisatie kun je makkelijk verwerken in de chatbot. De medewerkers hoeven hierdoor niet te wachten op antwoorden en ze weten direct waar ze aan toe zijn. Met het all-in-one platform voor online conversaties van Watermelon zet je zelf de vragen en antwoorden in het systeem, zonder dat je hier kennis van coderen voor nodig hebt. Elke HR-medewerker kan direct aan de slag met dit platform.

Een chatbot kan ook verdere informatie opvragen bij onduidelijkheden, dit is heel handig bij een specifieke vraag. Op deze manier beschikt de HR-medewerker direct over de juiste informatie en kan de vraag snel beantwoord worden. Stel dat een medewerker zwangerschapsverlof wilt aanvragen, dan kan dit via de chatbot. De chatbot stelt wedervragen zodat alle nodige informatie is opgevraagd. De HR-medewerker kan daarna direct aan de slag met de aanvraag ze besparen een hoop doordat ze geen informatie hoeven op te vragen.

2. Hulp bij onboarding

Een ander voordeel is de hulp die je krijgt bij het onboarden van nieuw personeel. Een chatbot kan je tijdens de onboarding wegwijs maken in de policy van het bedrijf. Daarnaast kan je chatbot er stapsgewijs voor zorgen dat je nieuwe medewerkers zich bijvoorbeeld aanmelden voor de tools die je intern gebruikt. De HR-medewerkers kunnen zich focussen op het persoonlijke aspect van de onboarding.

Je chatbot vertelt je direct welke onderdelen onduidelijk zijn in het onboarding proces. Als je ziet dat er onduidelijkheid is binnen de organisatie over een onderwerp kun je dit verhelpen, om zo je HR processen te optimaliseren. Daarnaast helpt de chatbot je natuurlijk bij het beantwoorden van vragen, erg handig voor nieuwe medewerkers!

3. Optimaliseer het HR-proces

Kom erachter welke onderdelen binnen het HR-beleid onduidelijk zijn door bij te houden wat de meest gestelde vragen aan je chatbot zijn. Het kan zijn dat je chatbot een vraag ontvangt waar nog geen antwoord op is gesteld. Bij Watermelon komt deze vraag dan bij Mismatches te staan. Vanuit de Mismatches voeg je dit eenvoudig toe aan de chatbot. Daarnaast kunnen processen of informatiestromen op aangepast worden.

Stel, je ziet dat er via de chatbot veel vragen binnenkomen over wat de procedure is wanneer iemand ziek wordt. Dit betekent dat er veel verwarring is over dit onderwerp. Je kunt hier dan extra aandacht aan besteden zodat iedereen goed op de hoogte is en er in de toekomst geen onduidelijkheid meer is.

4. Maak van HR weer echt mensenwerk

Door gebruik te maken van een chatbot voor de HR-afdeling zorg je er voor dat de HR-medewerkers weer bezig zijn met de mensen van je bedrijf. In eerste instantie is een virtuele collega niet het eerste waar je aan denkt als het gaat om personeelszaken, toch kan het een goede ondersteuning zijn.

Een belangrijk onderdeel van de HR-afdeling is een persoonlijke aanpak. Je kunt een chatbot zien als een extra medewerker binnen je bedrijf. De chatbot neemt het beantwoorden van vragen over waardoor je HR-medewerkers zich kunnen focussen op persoonlijk contact.

 

Een chatbot biedt dus niet alleen voordelen voor de HR-afdeling, maar ook voor medewerkers die zitten met vragen die ze niet direct terug kunnen vinden. Het bespaart tijd voor de HR-afdeling en daarnaast hebben de medewerkers direct antwoord op hun vragen.

Wil je ook een virtuele collega die je ondersteunt en een groot deel van je personeelszaken automatiseert? Meld je eenvoudig aan voor een gratis trial van het all-in-one platform voor online conversaties van Watermelon. Bouw in vijf eenvoudige stappen zelf een chatbot zonder dat je hier kennis voor coderen voor nodig hebt.

 

Gerelateerde artikelen