watermelon
Chatbot voor interne organisatie de virtuele HR medewerker

Een chatbot voor de interne organisatie: HR-afdeling krijgt ondersteuning

Medewerkers zijn net mensen en ‘wij mensen’ vinden het fijn om op een consistente en duidelijke manier te communiceren en informatie te ontvangen. Dankzij de vele communicatiekanalen die tegenwoordig door bedrijven worden gebruikt, kan er intern veel onduidelijkheid en miscommunicatie ontstaan. Wist je bijvoorbeeld dat de gemiddelde medewerker 88 mails per dag ontvangt? Een chatbot zorgt ervoor dat de interne communicatie wordt verbeterd. In dit artikel gaan wij in op de voordelen van een HR-chatbot voor HR-afdelingen.

Een HR-medewerker krijgt vaak met vele verschillende vraagstukken te maken, van simpele vragen omtrent vakantiedagen en ziekteverlof, tot het adviseren van het management over het aannemen van nieuw personeel. Juist die simpele vragen komen vaak terug, wat de HR-medewerker uiteraard ook veel tijd kost om te beantwoorden. De medewerker moet steeds dezelfde informatie opzoeken en wordt afgeleid.

Een HR-chatbot als ideale oplossing

HR-chatbots zijn de oplossing. Het intern schakelen gaat veel sneller met een chatbot, dan communicatie met een collega per telefoon of e-mail. Daarnaast kun je kleine problemen sneller oplossen als je een interne chatbot gebruikt, evenals veelgestelde vragen die beantwoord moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan vragen over uitbetaling of verlof.

Door deze vragen te laten beantwoorden door de HR-chatbot, ontlasten je de HR-medewerker(s) en zorg je tevens voor sneller antwoord op de veelgestelde vragen. Zo houdt de HR-medewerker meer tijd over voor het beantwoorden van vragen die meer tijd en energie kosten om het antwoord te zoeken.

Werkgevers besparen geld

Zodra HR-medewerkers worden ontzorgt, betekent dit ook dat ze ruimte (en tijd) overhouden om andere werkzaamheden op te pakken. Onderzoeksbureau Juniper Research gaf in een recent onderzoek aan dat er wereldwijd tot wel 88 miljard kan worden bespaard in de toekomst, zodra de chatbot volledig is geïntegreerd.

Naast dit voordeel brengt de HR-chatbot ook vele andere voordelen met zich mee. Zo kan een chatbot ontdekken wanneer er vaak vragen over een bepaald onderwerp worden gesteld. Dit kan duiden op onduidelijkheid onder de medewerkers van het bedrijf. De productiviteit van de HR-medewerker gaat ook omhoog dankzij de HR-chatbot, waardoor de focus kan worden gelegd op andere belangrijke werkzaamheden.  Bovenal zorgt het voor directe en consistente communicatie, die ook direct zorgt voor een hogere tevredenheid onder medewerkers.

Succescase van Timing

Chatbot Tim (gericht op het delen van vacatures) was een groot succes voor Timing en in 2015 besloten zij nog een chatbot door Watermelon te laten maken, maar dan voor intern gebruik. Voor het intranet wilde Timing namelijk een eenvoudige tool laten ontwikkelen om haar medewerkers te informeren over waar ze specifieke formulieren, informatie en de nieuwste reglementen konden vinden. Ecreation, onderdeel van Watermelon, lanceerde IntraTim in november 2014 en de chatbot werd in Nederland door 47 bedrijven gebruikt.

Na het analyseren van alle beschikbare data van de klantenservice van alle deelnemende kantoren, creëerden we een database met veelgestelde vragen die we hebben toegevoegd aan de database van chatbot Tim. Lees hier de volledige case study.

Ben je benieuwd wat een chatbot kan betekenen voor de afdelingen binnen jouw bedrijf? Bekijk deze pagina met meer informatie of vraag meteen een gratis online demo aan en ontdek onze chatbot in 30 minuten.

Benieuwd naar onze chatbot technologie?

Gerelateerde artikelen