watermelon
Customer-Service-softwareheader

Beste customer service software

Je klantenservice is dé manier waarop je contact met je klanten waarborgt. Je voorziet ze van belangrijke info die ze nodig hebben en zorgt ervoor dat de volledige customer journey ondersteunt wordt. Om het vertrouwen te winnen van je klanten, is het bieden van een goede communicatie cruciaal. Dit is echter een uitdaging door alle verschillende, uiteenlopende manieren van klantcontact. Hier biedt customer service software een helpende hand. Lees verder in dit artikel hoe dat in zijn werk gaat.

Wat is customer service software?

Customer support software is de plek waar de gehele klantenservice samenkomt. Van traditionele klantenservice manieren zoals telefoongesprekken tot klantgesprekken op WhatsApp. Zelfs een FAQ pagina behoort tot support. Waar customer service tools voor zorgen is dat al deze manieren van klantcontact worden gebundeld in één overzichtelijke tool. Zo hoef je niet meerdere kanalen bij te houden en komen al je klantvragen binnen op één plek. In deze tool werk je samen met collega’s. Bij sommige tools is het zelfs mogelijk om samen te werken met een chatbot, die veelvoorkomende vragen automatiseert. Customer service software verbetert de workflow op de serviceafdeling, terwijl klanten beter geholpen worden.

Waarom gebruiken organisaties customer service tools?

Customer service tools zorgen ervoor dat bedrijven hun klantenservice centraliseren, digitaliseren en automatiseren om een betere klanttevredenheid te creëren. Met een customer service tool blijf je als organisatie up-to-date in de wereld van klantcontact. Het schakelen tussen populaire social messaging kanalen is makkelijker, waardoor je altijd inspeelt op de behoefte van de klant. Een customer service tool maakt het mogelijk om via sociale kanalen zoals WhatsApp of Facebook Messenger, klantcontact te beheren. Het wisselen tussen verschillende tools is verleden tijd want alles komt binnen op één punt.

customer service tool

Waarom is customer service software voordelig voor klantcontact?

Customer service software heeft meerdere uiteenlopende voordelen. Deze voordelen uiten zich in de workflows van bedrijven, maar ook in een stijgende klanttevredenheid. Hieronder lees je verschillende voordelen van customer service tools.

Werk vanuit één overzicht

Het voordeel van een customer service tool is de gebruiksvriendelijkheid en snelheid die het met zich meebrengt. Doordat al je klantcontact zich nu op één plek bevindt, werk je overzichtelijker. Zo raak je niet het overzicht kwijt en hoef je niet langer meerdere sociale kanalen in de gaten te houden.

Bespaar tijd dankzij efficiënte workflows

Doordat je vanuit één overzicht werkt, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Daarnaast krijgen je klanten altijd een snel en consistent antwoord, waardoor je gefragmenteerde informatieverstrekking voorkomt.

Customer service tools verbeteren de customer experience doordat klanten niet op een antwoord hoeven te wachten. Ze worden meteen voorzien van een adequaat antwoord binnen een kwestie van seconden. Dankzij support software, vereenvoudig je werkprocessen terwijl je de klanttevredenheid verbetert.

  Gebruiksvriendelijk

  Snel

  Overzichtelijk

  Efficiënt

  Altijd consistente antwoorden voor je klanten

Customer service software voor zowel kleine als grote bedrijven

Er zijn vele service tools die passen bij verschillende type bedrijven. De beste tools bieden verschillende prijzen en pakketten gebaseerd op de grootte van je bedrijf. Het is dan ook belangrijk dat de service tool waar je voor kiest schaalbaar is wanneer je bedrijf groeit. Service tools hebben bij elk type bedrijf weer verschillende voordelen. Hieronder zie je ze op een rijtje.

Customer service tool voor Enterprises

Binnen een enterprise is er een breed scala aan producten en diensten. Hierdoor komen er verschillende klantvragen binnen die per afdeling beantwoordt worden. Je moet binnen je servicetool met meerdere mensen samenwerken. Kan dit niet, dan loopt de service vast, wacht je klant te lang op een antwoord en raakt hij vast in een vicieuze cirkel. Ga voor een tool waarin samenwerking op de efficiëntste manier mogelijk verloopt. Let er op dat je eenvoudig gesprekken doorstuurt naar elkaar binnen de tool en dat het ook mogelijk is om eenvoudig gesprekken over te nemen. Daarnaast moet de tool goede service bieden op grote schaal en toch persoonlijk blijven. Wanneer je dit type tool implementeert, zorg je ervoor dat de klant zich koning voelt, hoe druk de serviceafdeling ook is. Daarnaast werken je medewerkers zo efficiënt mogelijk samen, waardoor je tijd en kosten bespaart op grote schaal.

Customer service tool voor Middelgrote bedrijven

Bij middelgrote bedrijven is het nodig om een volgende stap te zetten in klantcontact. Wanneer je dit niet doet, groeit je service niet mee met je bedrijf. Hierdoor krijgen je klanten niet de service die ze verdienen en besteed je meer tijd en budget in je service dan nodig. Een servicetool groeit niet alleen mee met je bedrijf, maar de tool bevordert ook nieuwe groei. Een chatbot in je service tool is bijvoorbeeld in te zetten voor leadgeneratie, naast het bieden van service. Door je service te automatiseren bespaar je tijd en budget doordat de bot honderden gesprekken tegelijk voert. Daarnaast verbeter je je website met een digitale assistent. Dankzij een customer service tool creëer je een betere klantervaring, genereer je meer leads en optimaliseer je je website en workflows.

Customer service tool voor MKB

MKB’s ondergaan variërende groei. Hierdoor is het mogelijk dat je service vast komt te lopen wanneer je tools niet met je bedrijf mee groeien. Ga daarom voor een schaalbare tool. Je wil op elk moment eenvoudig overgaan op een groter pakket wanneer dat nodig is. Ook ondersteunt customer service software MKB’s met de groei van het bedrijf. Zo heb je bij Watermelon bijvoorbeeld toegang tot uitgebreide statistieken. Hier zie je bijvoorbeeld de average handling time of de average pick-up time, hierdoor verbeter je je service op basis van data. Door een schaalbare tool te gebruiken, creëer je meer groeimogelijkheden binnen je service en bedrijf.

Customer service tool voor kleine bedrijven

Als kleiner bedrijf, bestaat je klantenservice waarschijnlijk slechts uit één tot enkele personen. Om ervoor te zorgen dat het beantwoorden van klantvragen niet andere taken overneemt, is het voordelig om veelvoorkomende vragen te laten afhandelen door een chatbot. Hierdoor is je service altijd beschikbaar en heb je zelf tijd voor belangrijke zaken. Belangrijk bij een chatbot is de optie tot een hybride samenwerking tussen medewerker en chatbot. Wanneer je een hybride samenwerking hebt met de chatbot, schakelt de bot automatisch klantvragen door naar een beschikbare medewerker wanneer hij er zelf niet uit komt. Daarnaast is het ook mogelijk om voor een type support software te gaan dat ticketing aanbiedt. Dankzij support software werk je ook als klein bedrijf op de efficiëntste manier mogelijk.

Welke type service tool past bij jouw bedrijf?

Er zijn verschillende soorten support software. Zo heb je ticketing systemen, CRM systemen, live chat systemen, chatbot integraties en zelfs al deze oplossingen in één. Hieronder zie je een overzicht van deze verschillende tools en lees je de verschillen.

Ticketing systemen

Een ticketsysteem, ook wel een supportticketsysteem, is een software die alle vragen, opmerkingen en eventuele klachten die je van (potentiële) klanten ontvangt, verzamelt en op één locatie beheert. Elke vraag wordt omgezet in een ticket, waarbij het ticket een nummer toegewezen krijgt. De workflow die zich afspeelt nadat er een ticket wordt aangemaakt varieert op basis van de behoeftes van een bedrijf. Daarnaast is het mogelijk om externe systemen te koppelen aan ticketing systemen, zoals time-trackers of videobel mogelijkheden.

customer-service-ticketing

Live chat

Een erg populair type support software is live chat. Hierbij is het mogelijk voor klanten om via een chatvenster interactie te hebben met een support medewerker. Deze interactie is te vergelijken met populaire messaging apps zoals WhatsApp. Het handige hieraan is dat je meelift op het succes van deze grote messaging apps. Klanten zijn al bekend met het gebruik en vertrouwen het type communicatie. Een nadeel is echter dat de klantenservice beperkt aanwezig hebt tenzij je 24/7 support medewerkers in dienst hebt. Live chat verloopt zowel via de website als via sociale kanalen. Zo bereik je klanten op het kanaal dat zij prefereren.

Chatbots

Wanneer je een chatbot integreert met je serviceafdeling zorg je voor een 24/7 support. Zo contacteren klanten je ook buiten kantooruren, dit is voordelig doordat je klanten altijd te woord worden gestaan. Een chatbot vangt tot 85 procent van het eerstelijns klantcontact op. Hierdoor creëer je meer tijd en rust op je serviceafdeling. Wanneer de chatbot een vraag niet begrijpt of wanneer een klant toch een medewerker wil spreken stuurt de chatbot de klant gelijk door naar de juiste collega. Wanneer je de chatbot integreert met meerdere kanalen is de chatbot zelfs in staat om orderstatussen op te vragen zonder menselijke hand die er tussen komt.

Een alles in één platform

Bij dit type support software geniet je eigenlijk van alle voordelen die je hierboven zag staan. Daarnaast werk je hoe jij wilt. Je richt je support in op basis van de behoefte van je klanten en medewerkers. Wil je wél je gehele service op één plek beheren, maar wil je (nog) geen chatbot implementeren? Dan is dit geen enkel probleem. Wil je een chatbot, live chat en alles op één plek inclusief meerdere integraties? Dat is ook mogelijk. Deze service tool is veruit het meest schaalbaar.

Daarnaast werk je eenvoudig samen binnen het CRM systeem. Zo verdeel je werkzaamheden eenvoudig in teams en werk je eenvoudig met meerdere mensen binnen eenzelfde dashboard. Automatiseer tijdrovende processen en stuur automatisch binnenkomende klantvragen door naar de juiste medewerker of naar het juiste team. Optimaliseer je bestaande processen dankzij een uitgebreid statistieken profiel of exporteer data die voor jou belangrijk is. Zo heb je daadwerkelijk, alles in één.

customer-service-software-watermelon

Wat zijn de kenmerken van goede customer service software

Het kiezen van het geschikte type customer service software is soms een behoorlijke uitdaging. Zo zijn er veel aanbieders die hetzelfde lijken, maar toch erg van elkaar verschillen. Waar je op wil letten bij het kiezen van de juiste customer support software lees je hier.

Gemakkelijk en programmeer-vrij versus zelf aan de slag

Heb je behoefte aan een intuitief en programmeerloos platform of heb je liever zelf de programmeer touwtjes in handen? Waar je bij stil wilt staan is de duur van de implementatie. Wat is deze gemiddeld en met hoeveel mensen werk je aan het implementeren? Door deze antwoorden te vergelijken kom je terecht bij de juiste fit.

Ga voor de beste user experience

Jij wil natuurlijk eenvoudig werken met je support tool, maar je klanten ook. Is het UX design niet duidelijk van de live chat of chatbot? Dan verlies je potentiële klanten. Kies voor een tool waarbij je zelf de beste user experience creëert, op basis van de behoeften van jouw klanten.

customer-service-UXdesign

Werk snel dankzij integraties

Je begint met een customer service tool om sneller en efficiënter te werken. Dit gaat een heel stuk makkelijker wanneer de juiste integraties mogelijk zijn. Hierdoor bespaar je tijd en werk je sneller dan ooit tevoren.

Een customer service tool die met je meegroeit

Groeit je servicetool met je mee wanneer je bedrijf groei doormaakt? Je wil natuurlijk niet dat je service vast begint te lopen wanneer je bedrijf groeit. Een schaalbare customer service tool is een tool die meevaart op de groei van je bedrijf. Zo gaat hij gemakkelijk over op het afhandelen van meer klanten en is het mogelijk om meerdere gebruikers toe te voegen aan de tool. Dit zorgt ervoor dat je processen niet vast beginnen te lopen wanneer je bedrijf meer klantvragen binnen krijgt en je klanten hier ook niet onder lijden. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijkheid om te automatiseren. Een chatbot helpt je nu al met veelvoorkomende vragen, maar ondersteunt je klantenservice ook wanneer deze gaat groeien, omdat je deze zelf optimaliseert.

Ga voor een persoonlijke aanpak

Wanneer je verschillende service tools aan het vergelijken bent is het belangrijk om te kijken naar de service en support mogelijkheden. Waar wordt je in ondersteund en waarin niet? Zo kom je niet tot onverwachte complicaties te staan waar je zelf geen kennis over hebt. Ga voor een bedrijf dat met je meedenkt. Zo weet je zeker dat je komt tot de beste oplossing voor jouw bedrijf.

Beginnen met customer service software

Als je wil gaan beginnen met het implementeren van customer service software verloopt dit op verschillende manieren. Bij Watermelon plan je eerst een demo of brainstormsessie in. Hierin kijken we naar jouw doelen en service uitdagingen. Op basis daarvan gaan we kijken naar de beste oplossing. Is dit live chat, een chatbot of bijvoorbeeld een hybride systeem? We laten je zien wat Watermelon voor je kan betekenen aan de hand van handige use cases en succesverhalen van klanten. We begeleiden je in de demo door het gehele platform, zodat je precies weet waar je mee begint wanneer je klant bij ons wordt. De demo is geheel vrijblijvend en gratis, plan hem hier in. 

Uitgebreid Customer Success traject

Wanneer je de keuze hebt gemaakt om gebruik te gaan maken van Watermelon, begeleiden onze Customer Success managers je door de implementatie. Tijdens het implementatieproces integreer je je huidige tools en databases en bouw je eventueel je eigen programmeerloze chatbot. Hier lees je hoe dat in zijn werking gaat. Nadat je klaar bent om aan de slag te gaan, staan onze Customer Success Managers altijd voor je klaar met uitgebreide resources, webinars en youtube videos in ons Help Center. Daarnaast is ons support team telefonisch bereikbaar voor al je vragen. Bij Watermelon worden jouw support uitdagingen onze support uitdagingen, je staat er niet alleen voor.

Customer service software is de volgende stap in jouw serviceafdeling. Ga voor efficiënte werkprocessen en verbeter de klantervaring dankzij een alles in één CRM. Zo sta je klaar met een schaalbare, persoonlijke oplossing die aansluit bij jouw bedrijf. Ben je benieuwd naar wat Watermelon’s support software voor jouw organisatie kan betekenen? Klik op de knop hieronder om een gratis Watermelon account aan te maken!

Gerelateerde artikelen