watermelon
Organiseer je klantvragen met Teams-header-met-titel (1)

Organiseer je klantvragen met Teams

Plukken jij en je collega’s alle klantvragen uit een grote verzamelbak? Is je service daardoor chaotisch? Als klantenservice medewerker, heb je niets liever dan een soepele samenwerking tussen je CRM systeem, online klantcontact en je collega’s. Dankzij integraties met technologie zoals een chatbot, is je klantcontact al een heel stuk overzichtelijker. In deze blog lees je tips om optimaal samen te werken op de klantenservice en tijd te besparen. Optimaliseer je service dankzij Watermelon’s Teams functionaliteit en verhoog je klanttevredenheid.

Een ontevreden service afdeling geeft ontevreden klanten

Als service medewerker herken je de frustratie die komt kijken bij repetitieve vragen en een continue berichtenstroom. Herhaling verveelt of leidt tot ergernissen maar tegelijkertijd heb je ook weinig tijd voor de klant om de vraag steeds goed te beantwoorden. Wanneer een klant een vraag heeft, wordt hij of zij vaak doorgestuurd naar de juiste persoon, waar hij of zij weer de kwestie moet herhalen. De klant voelt zich een nummer en jij zoekt overzicht. Een toenemende stroom aan binnenkomende berichten, zonder een duidelijk overzicht, levert je stress op. Hier lees je drie tips om aan de slag te gaan met Teams en je service te verbeteren.

1. Een klantvraag direct bij de juiste afdeling

Bij de meeste klantenservice afdelingen belanden klantvragen in een grote verzamelbak en plukken medewerkers de vragen uit deze bak. Dit werkt niet altijd even efficiënt en hierdoor gaat veelal de expertise van de medewerkers verloren. Het is niet altijd duidelijk welke collega waarbij kan helpen en klanten worden eindeloos doorgestuurd op zoek naar de persoon die het juiste antwoord weet. Frustrerend voor jou en voor je klant.

Door je afdeling in teams in te delen zet je de expertise van je collega’s goed in. Vragen kunnen hiermee direct naar het juiste team doorgestuurd worden en klanten zijn direct geholpen. Verhoog eenvoudig je klanttevredenheid én verhoog je conversie door je klanten beter en sneller te helpen.

Hybrid-model-NL

2. Eén tool voor meerdere vestigingen

Vele bedrijven hebben meerdere vestigingen die klantenservice bieden. Het blijft een uitdagingen om op al die vestigingen een consistente en goede service te bieden. Je kunt ervoor kiezen om de vragen van verschillende locaties samen te brengen óf elke locatie haar eigen service te regelen. Bij beide behoud je de uitdaging om een juiste synergie tussen de locaties te krijgen. Zoekt een klant contact met locatie Amsterdam, maar komt hij bij Rotterdam uit? Een soepele doorschakeling naar de juiste locatie is hier essentieel om de klant tevreden te houden.

Door je teams in Watermelon in te delen in verschillende locaties biedt je je klanten een soepele service. Je hebt de mogelijkheid om de service vanuit één plek te regelen voor de volledige organisatie. Het maakt dan voor je medewerkers niet uit of zij daadwerkelijk op dezelfde locatie aanwezig zijn. In het platform zijn ze dit wel. Een klantvraag is eenvoudig doorgestuurd naar de juiste locatie zonder dat de klant hier onnodig op hoeft te wachten.

3. Optimaal benutten van de expertise van je team

Elk persoon in je team heeft zijn of haar eigen expertise. Door het ontvangen van de klantvragen op één grote hoop gaat deze expertise vaak verloren. Zo kan een simpele vraag bij sales terecht komen en een potentiële klant bij een support medewerker. Naast dat je medewerkers geen focus kunnen houden loop je hier conversies mee mis.

Creëer teams gebaseerd op bijvoorbeeld verschillende acties. Wanneer een klant bijvoorbeeld een terug bel of service verzoek indient, en deze nog ingepland moet worden zet je deze als tijdelijke taak bij het gekozen team. Het gesprek komt binnen bij het juiste team die de actie uitvoert. Is de actie afgerond? Archiveer dan het gesprek. Zo heb je overzicht in de taken die je uitvoert, en wordt er geen klant vergeten.

Bij de meer ingewikkeldere vakgebieden waar expertise voor nodig is van specifieke adviseurs is het goed om de teams op basis hiervan in te delen. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringen, autoverkopen, makelaars. Je collega’s focussen zich hierdoor op de vragen waar ze van af weten en je klanten krijgen direct de juiste antwoorden!

Door Teams optimaal in te zetten bespaar je tijd en stress bij je servicemedewerkers. Je klanten worden beter geholpen en hoeven hun kwesties niet te herhalen. Ga voor een persoonlijke, efficiënte service en laat je klanten niet langer een nummer zijn. Door je klanten direct te koppelen met de juiste expert, weet je zeker dat je ze voorziet van de beste service. Herhalingen of wachttijden zijn hierdoor verleden tijd. Wil je meer weten over Watermelon’s Teams functionaliteit? Bekijk dan de video van Customer Success expert Elmer.

Gerelateerde artikelen