watermelon
4-tips-communicatie-versterken-automatisering

4 tips om je communicatie te versterken dankzij automatisering

Met een crisis die over het land en de rest van de wereld neerdaalt stijgt de onrust bij vele bedrijven. Het COVID-19 virus brengt meer dan alleen gezondheidsmaatregelen mee en het land zit in een lichte lockdown. Het merendeel van de mensen werken thuis, werkzaamheden liggen stil en er is veel onduidelijk. Vragen als ‘Wanneer moet ik me ziek melden?’of ‘Wat is het thuiswerkbeleid?’ worden rondom gesteld. Je HR, woordvoerder of crisisteam moet iedere vraag beantwoorden, en om onzekerheid te voorkomen wil je dit zo snel mogelijk laten verlopen. Lees hoe je een stabiele factor kan zijn in tijden van enorme onrust en hoe jouw Conversational Assistant bijdraagt aan een stabiele communicatie.

Het belang van digitalisering en automatisering

Het belang van digitalisering is nergens zo prominent naar voren gekomen als tijdens de crisissituatie die het Corona virus met zich mee brengt. Bedrijven die het oog hadden op de korte termijn doelen zullen tegen problemen aanlopen die met behulp van digitalisering eenvoudig verminderd of zelfs verholpen kunnen worden. Uit recent onderzoek van Gartner uit Senior Researcher Sandy Shen de urgentie van digitalisering: ‘De waarde van digitale kanalen, producten en operaties zijn voor elk bedrijf direct duidelijk.’ Ook is de huidige crisis volgens Shen een wake-up call voor organisaties die te veel aandacht hebben besteed aan de dagelijkse operationele behoeften, ten koste van lange termijn investeringen in digitaal zaken doen en veerkracht op de lange termijn.

‘Bedrijven die technologie capaciteit en investeringen kunnen verschuiven naar digitale platforms, zullen de impact van de uitbraak verzachten en ervoor zorgen dat hun bedrijven nu en op de lange termijn soepel blijven draaien.’ – Sandy Shen, Gartner

Tips voor bedrijven

De Corona uitbraak maakt dus direct het belang van digitale veerkracht duidelijk. Je Conversational Assistant staat al dag en nacht voor jou en je klanten klaar. Via dit kanaal wil je natuurlijk de laatste informatie kunnen verstrekken en zo je digitale collega optimaal gebruiken. Lees verder voor handige tips en optimaliseer je service.

1. Voorzie je medewerkers van de juiste tools

Met gesloten kantoren werken de meeste medewerkers thuis. Hier hebben je medewerkers natuurlijk de juiste tools voor nodig. Een klantenservice medewerker kan bijvoorbeeld niet zijn/haar vaste telefoon thuis neerzetten. Een beperkte beschikking tot tools kan leiden tot een vertraagd of zelfs stilstaand werkproces.

Maak gebruik van Watermelon’s live chat

Voor zowel je servicemedewerkers als je reguliere medewerkers, is het belangrijk dat zij voorzien zijn van de juiste tools. Een callcenter medewerker die thuis werkt, klinkt misschien lastig. Met de juiste technologie zorg je er echter voor dat deze medewerkers, ook vanuit huis, klaar staan voor klanten. Maak de komende tijd gebruik van Watermelon’s live chat software. Dankzij de live chat functie kunnen medewerkers de prangende klantvragen beantwoorden vanuit huis, door te werken vanuit een alles-in-één geïntegreerd CRM. Je Conversational Assistant vangt de eerstelijns vragen nog steeds op, de vragen waar bezoekers niet uit komen, worden behandeld via de live chat. Zo zorg je ervoor dat je medewerkers ook thuis voorzien zijn van de juiste tools. Laat Watermelon je ondersteunen, in tijden van onrust.

2. Betrek je chatbot in je crisis team

Je crisisteam bestaat waarschijnlijk uit vertegenwoordigers van HR, en managers van meerdere afdelingen. Een tip vanuit Watermelon is om ook je medewerkers te betrekken die de Conversational Assistant monitoren. Zo zijn zij ook up-to-date van de laatste informatie en zo kunnen zij deze informatie meteen verwerken in de Conversational Assistant. Zo houd je zowel je team, als je klanten op de hoogte van de laatste informatie.

3. Zet je Conversational Assistant intern in

Bots voor intern gebruik zie je binnen steeds meer bedrijven. Watermelon’s klant PepsiCo doet dit bijvoorbeeld. Je wilt je medewerkers natuurlijk op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen over bijvoorbeeld het thuiswerkbeleid en tegelijkertijd wil je vragen van je werknemers zo snel mogelijk beantwoorden. Zo voorkom je verwarring en creëer je een stabiele basis voor je werknemers. Om last uit handen te nemen van je crisisteam, kun je je Conversational Assistant inzetten als interne geautomatiseerde FAQ. Zo worden je medewerkers direct te woord gestaan en begeleid naar de juiste plek.

Om de communicatie binnen je bedrijf te versterken, heeft Watermelon speciaal een Plug & Play Conversational Assistant ontwikkeld. Scholen kunnen dankzij deze Plug & Play Assistant meteen hun voordeel doen aan automatisering, zonder daar veel tijd en moeite aan kwijt te zijn. De volledige bot is ontwikkeld en staat klaar voor gebruik. Het gemak van een Conversational Assistant komt hier weer duidelijk naar voren, binnen een dag stond de Assistent live, en klaar om te gebruiken.

4. Update je support pagina’s

Helemaal in deze periode stellen je klanten 24/7 vragen. Om deze zo adequaat mogelijk te laten beantwoorden door je Conversational Assistant wil je er natuurlijk voor zorgen dat hij voorzien is van de laatste informatie. Zorg dus dat je deze info regelmatig bijwerkt. Alle plekken waarvan je zowel je medewerkers als klanten van informatie voorziet wil je zo up-to-date mogelijk houden. Schakel een medewerker in, die deze pagina’s en de Conversational Assistant monitort en voorziet van de laatste info. Door hier een specifiek persoon of team voor aan te wijzen haal je stress of werkdruk weg bij je andere werknemers binnen het crisisteam. Verdeel rollen zo duidelijk mogelijk en bied je medewerkers zekerheid. Door op al je kanalen de laatste informatie te verstrekken voorkom je tevens gefragmenteerde informatieverstrekking. Zo zorg je dat zowel je klanten als je medewerkers voorzien zijn van de juiste informatie.

Bekijk de supportpagina van Watermelon

Meer dan ooit willen wij bij Watermelon klaar staan voor bedrijven, om zo collectief het bedrijfsleven te stimuleren. Heb je na deze tips nog vragen over hoe jouw bedrijf optimaal kan profiteren van automatisering? Neem dan contact op met je persoonlijke Customer Success Manager.

Gerelateerde artikelen