watermelon

In 6 stappen de kosten verlagen van je klantcontact

Klantcontact is onwijs belangrijk, en op alles wat écht belangrijk is moet je nooit besparen toch? Dat is niet altijd waar. Kosten van klantcontact kan je makkelijk verlagen zonder dat dit afdoet van van de kwaliteit van de service, bijvoorbeeld door een chatbot. Hoe verlaag je de kosten van klantcontact? Lees dat in het stappenplan in dit artikel!

1. Breng de kosten van je klantenservice in beeld

Om kosten te gaan besparen op je klantenservice, is het belangrijk om precies te weten hoeveel je er op dit moment aan kwijt bent. Breng de kosten van het klantenservice personeel in beeld, door te kijken naar hun uurloon en de uren die ze nodig hebben. Kijk ook naar de vaste lasten, zoals je kantoorruimte, de apparatuur die je gebruikt (bijvoorbeeld computers) en eventuele trainingen die je aanbiedt. Wanneer je precies weet hoeveel je uitgeeft, weet je precies hoeveel bestedingsruimte er is voor werkdrukverlagende software.

2. Bundel al je contactkanalen

Om tijd te besparen, is het handig om al je klantcontactkanalen te bundelen op één platform. Op deze manier kan je precies zien welke gesprekken er binnenkomen via welke kanalen, en kunnen ze op chronologische volgorde worden opgepakt. Zo zie je minder snel gesprekken over het hoofd, en hoef je niet meer te switchen tussen verschillende socialmedia-platformen. Je kan wel nog steeds zien waar alle gesprekken vandaan komen. Mocht je toch iets formeler willen reageren op LinkedIn dan op Twitter, dan is dat dus geen probleem.

kosten verlagen klantcontact

Wil jij het klantcontact van jouw bedrijf centraliseren en daarmee de kosten besparen? Klik hier en maak een gratis Watermelon account aan en werk samen met je team aan een onvergetelijke klantervaring!

3. Koppel je CRM systeem

Je automatiseert nu makkelijk routinetaken, zoals het invoeren van persoonsgegevens in een CRM systeem. Wanneer je gegevens als een naam, woonadres of email adres opvraagt voeg je dit automatisch toe aan het CRM profiel. Zo bouw je een 360 graden profiel op. Dit helpt je niet alleen doordat het tijd bespaart, maar staat ook een persoonlijkere service toe. Wanneer een klant namelijk terugkeert zie je dit ook meteen en kan je er eenvoudig op inhaken.

Kosten verlagen klantcontact

4. Train je personeel

Zorg ervoor dat je je personeel goed traint voordat ze aan het werk gaan. Dit is belangrijk om meerdere redenen: je houdt één tone-of-voice aan, personeel gaat efficiënter te werk en je profiteert van soepelere samenwerking. Zorg dat je van tevoren situaties voorlegt en kom samen tot een antwoord. Bespreek ook een goede pipeline: als je een vraag binnenkrijgt over een bepaald onderwerp, naar wie stuur je die dan door?

5. Integreer een chatbot

De meest effectieve stap om kosten te verlagen van je klantcontact is het inschakelen van een chatbot. Een chatbot kan al snel rond de 85% van alle vragen voor de klantenservice opvangen. Zo automatiseer je het overgrote deel van gesprekken en hebben klantenservice medewerkers meer tijd om complexere vragen en problemen op te lossen. Wanneer een chatbot iets niet weet, wordt het gesprek namelijk doorgezet naar een klantenservice medewerker. Ook in dit geval doet de bot het voorwerk: zo vraagt hij bijvoorbeeld van tevoren klantgegevens op en vraagt hij wat de vraag precies inhoudt.

Kosten verlagen klantcontact

6. Train je chatbot

Je kan de bot alle veelgestelde vragen aanleren, waar deze vervolgens eenvoudig op antwoord. Hoe langer de bot online is, hoe meer deze leert: de bot wordt steeds slimmer door middel van kunstmatige intelligentie en training. Wanneer een bot het antwoord niet weet verschijnt dit in een overzicht. Hier kan je vervolgens antwoorden invoeren, zodat de bot een volgende keer wel gewoon antwoord kan geven. Je kunt meerdere variaties invoeren en door de AI herkent de bot dan allerlei vormen van de vraag.

Boost de verkoop

Wanneer je een chatbot integreert kan dit niet alleen geld besparen, maar helpt het je ook met het boosten van je verkoop. Je richt een chatbot helemaal naar eigen wensen in, bedenkt een persoonlijkheid en een verkoopstrategie. Zo kan een chatbot ook helpen met verkopen. Wanneer iemand vraagt naar een bepaald product helpt de bot je met het vinden van dat product, of biedt hij alternatieven aan. Als het gaat om een service die je verkoopt, leer je de chatbot de ins en outs van de service, zodat hij de consument enthousiasmeert.

Alles-in-één klantenservice software

Watermelon biedt een platform waarin al deze tips samenkomen. Zo bouw je er gemakkelijk je eigen programmeerloze chatbot, werk je naadloos samen in teams en komen al je kanalen binnen op één overzicht. Wanneer je gebruikmaakt van Watermelons software krijg je toegang tot een uitgebreid statistiekenoverzicht, waardoor je gericht je klantenservice optimaliseert. Door altijd het juiste aantal klantenservice medewerkers in te delen bespaar je kosten en verhoog je je klanttevredenheid.

kosten besparen klantcontact

Gerelateerde artikelen